Viv Support is ontstaan vanuit een persoonlijke zoektocht. Oprichter Vivian kreeg zelf te maken met een hormonale disbalans en wilde begrijpen wat er precies in haar lichaam gebeurde. “Het begon allemaal vanuit mijn eigen behoefte,” vertelt ze. “Ik wilde weten waarom ik me soms zo uit balans voelde en wat ik daaraan kon doen.” Die nieuwsgierigheid groeide uit tot ruim twaalf jaar studie en verdieping in de hormoonhuishouding van de vrouw. Tijdens die periode kwam ze in contact met experts die alles weten over het vrouwenlichaam en de kracht van natuurlijke ingrediënten. Samen ontwikkelden ze de eerste supplementen, op basis van kruiden die de hormoonbalans ondersteunen. Wat begon met het geven van trainingen, adviezen en consulten, groeide al snel uit tot een eigen supplementenlijn: Viv Support.

Viv Support startte met twee producten, maar binnen een paar jaar groeide het bedrijf uit tot een volwaardig supplementenmerk met meer dan tien unieke formules en daarnaast een volledige lijn basissuppletie. Inmiddels bestaat Viv Support bijna vijf jaar en in die periode is de omzet elk jaar verdubbeld. “We zijn echt hard gegroeid,” vertelt Vivian. “Ik denk dat dat komt doordat onze formules gewoon werken. Als je de reviews leest, zie je hoe groot de positieve impact is op het dagelijks leven van vrouwen en weet je dat je op de goede weg zit.” Die groei komt niet alleen door het succes van de producten, maar ook doordat er steeds meer aandacht is voor hormonale gezondheid. In het algemeen is de hormoonhuishouding van de vrouw meer bespreekbaar dan ooit en daarmee herkennen vrouwen zichzelf daardoor in hormonale klachten.

Met die snelle groei kwam ook het besef dat er meer grip en zicht nodig was op de cijfers. “We hielden alles eigenlijk een beetje bij in een basisadministratie, maar echt inzicht hadden we niet,” vertelt Vivian. “Op een gegeven moment vroegen we ons af: hoeveel voorraad hebben we eigenlijk? Dat wisten we gewoon niet precies.” Dat moment was de aanleiding om op zoek te gaan naar een systeem dat wél de juiste inzichten kon bieden. Al snel kwamen ze uit bij Exact Online. Na een goed gesprek met Exact besloten ze om de volledige administratie daar onder te brengen. “Exact is echt een mooi programma, als je weet hoe je het moet gebruiken,” zegt Vivian. “We kunnen nu het hele productieproces volgen, de voorraad tot op de minuut bijhouden en per klant zien welke orders er lopen. Zelfs afspraken met salons en retailers, zoals levertijden en prijzen, staan er allemaal in. Dat geeft ons overzicht en financiële controle die we nodig hebben om verder te groeien.”

In eerste instantie koos Viv Support voor een WooCommerce & Exact Online koppeling van een andere aanbieder, maar dat bleek al snel niet de juiste stap. “We misten de juiste begeleiding,” vertelt Vivian. “We maakten daardoor een verkeerde start en als je dat eenmaal recht moet trekken, dan krijg je een heleboel correctieboekingen. Ik werd er helemaal gek van.” Tijdens een vakantie luchtte ze haar hart bij een vriend, ook webshopeigenaar. “Ik vertelde dat ik twijfelde of ik wel de juiste keuze had gemaakt met Exact, waarop hij mij aanraadde om Gerald van xCore te bellen. ‘Die weet precies wat jij nodig hebt,’ zei hij.” Vivian nam contact op met Gerald en het klikte meteen. “Hij is gewoon een hele fijne vent om mee te werken,” zegt ze lachend. “Hij heeft enorm veel kennis, maar brengt het op een leuke, humoristische manier. Dat maakt samenwerken heel prettig.” Gerald kwam langs, bekeek de situatie en stelde voor om helemaal opnieuw te beginnen met Exact en de WooCommerce & Exact Online koppeling van xCore. “We hebben toen alles opnieuw opgebouwd, vanaf nul. Gerald nam daar de lead in en dat was ook echt nodig, want ik had het zelf niet gekund.” Inmiddels zijn ze anderhalf jaar verder en werkt alles naar volle tevredenheid. “We hebben nu de inzichten die we willen en als ik vragen heb, kan ik Gerald altijd bellen. Hij reageert snel en denkt mee. Dat is heel fijn.”

De webshopkoppelingen en Aflettermodules zorgen er inmiddels voor dat alles bij Viv Support soepel samenwerkt. “We werken met verschillende systemen, dus het is echt essentieel dat die goed met elkaar communiceren,” legt Vivian uit. Dankzij de WooCommerce & Exact Online koppeling en de Bol. & Exact Online koppeling komt alle informatie automatisch in Exact terecht. Zo heeft het team dagelijks inzicht in verkopen, voorraad en betalingen. “We kunnen precies zien welke klant wat koopt en wanneer.” Ook de Aflettermodules voor Mollie en Bol.com leveren grote voordelen op. Met dagelijks zo’n 150 tot 200 bestellingen zou het handmatig bijhouden van betalingen onbegonnen werk zijn. “Dat gaat nu allemaal automatisch,” zegt Vivian. “Ik controleer elke week in het dashboard of alles goed is gegaan. Als er iets niet klopt, dan zie ik dat meteen. Dat scheelt ontzettend veel tijd en voorkomt fouten. We hebben nu elke dag inzicht in onze cijfers, bijna realtime. Dat geeft rust, zeker nu we hard groeien.”

De inzichten uit Exact en de koppelingen helpen Viv Support niet alleen vandaag, maar ook bij het maken van keuzes voor de toekomst. “We zagen in onze administratie dat veel klanten herhaalbestellingen plaatsten,” vertelt Vivian. “Daaruit ontstond het idee voor supplement in een abonnementsvorm. Supplementen gebruik je immers vaak voor een langere periode, dan is een abonnement logisch.” Sinds de invoering van de abonnementsfunctie kunnen klanten automatisch hun favoriete producten blijven ontvangen. “Het loopt hartstikke goed,” zegt ze enthousiast. “De webshop regelt het, de incasso loopt via Mollie en dankzij de koppeling met xCore wordt alles direct verwerkt in de administratie. Dat scheelt ons zó veel werk.”

Viv Support ziet zichzelf inmiddels als hét supplementenmerk voor vrouwen. De missie is helder: vrouwen helpen om de leukste versie van zichzelf te worden, ondanks alle hormonale uitdagingen. “Elke vrouw moet zichzelf elke dag goed kunnen voelen,” zegt Vivian. “Veel vrouwen weten niet eens dat hun klachten hormonaal zijn. Wij willen dat onderwerp bekender maken, zodat vrouwen begrijpen wat er in hun lichaam gebeurt én weten dat ze daar iets aan kunnen doen.” Daarom blijft het team van Viv Support volop in ontwikkeling met nieuwe producten en voortdurende optimalisatie van de webshop. “We zijn continu bezig om de site beter vindbaar en gebruiksvriendelijker te maken,” legt Vivian uit. “Daarnaast blijven we nieuwe producten ontwikkelen.” Door constante innovatie blijft het merk relevant én groeit het bereik.

De internationale ambities zijn groot. Viv Support levert in heel Europa en zelfs daarbuiten. “Laatst kregen we een bestelling uit Amerika,” vertelt Vivian. “Een Amerikaanse stewardess had ons gevonden terwijl ze in Nederland was. Zo zie je maar hoe ver ons bereik inmiddels reikt.” Om verdere groei te ondersteunen werkt het team aan een Duitse website en producten met Duitstalige labels, allemaal gecertificeerd volgens lokale regelgeving. “Als dat goed loopt, willen we ook Engelse en Franse sites lanceren. Want hormonale disbalans is natuurlijk niet iets wat alleen in Nederland speelt.” Ook op technisch vlak kijkt Viv Support vooruit. De webshop draait momenteel op WooCommerce, maar inmiddels is de beslissing genomen om de overstap naar Shopify te maken. “We merken dat we met WooCommerce tegen wat beperkingen aanlopen,” zegt Vivian. “Shopify is ook beter voorbereid op internationale groei. Uiteraard is ook Gerald daar weer vanaf moment één bij betrokken. Want ik vind het ontzettend fijn om met hem samen te werken. Hij luistert, denkt mee en weet precies wat we nodig hebben.”