‘Afletteren, wat is dat eigenlijk en waarom moet ik dit doen?’ Dit is een veel gestelde vraag vanuit webshopeigenaren. Veel webshops maken voor het afhandelen van hun betalingen gebruik van één of meerdere Payment Service Providers (PSP’s), zoals bijvoorbeeld Adyen, Buckaroo, Mollie, Riverty (AfterPay) of PayPal. Deze betalingen moeten binnen Exact afgeletterd worden, maar dit blijkt toch vaak lastig te zijn. Waarom? We leggen het je hieronder uit.

De term ‘Afletteren’ komt van vroeger. Voor mutaties die bij elkaar hoorden werd een letter gezet om ze te matchen en hierdoor is de term ‘Afletteren’ ontstaan. Tegenwoordig is afletteren het ‘matchen’ van mutaties die bij elkaar horen. Met andere woorden: als je een factuur naar de klant stuurt ontstaat er een openstaande post. Zodra de klant de factuur betaalt hebben er mutaties plaatsgevonden. Deze mutaties kunnen dan tegen elkaar worden weggestreept, oftewel afgeletterd. Hierdoor loopt je administratie weer ‘glad’.

Mocht je niet al teveel openstaande posten hebben, kun je handmatig afletteren. Maar zodra je meer en meer orders binnenkrijgt en dus meer openstaande posten hebt, kost dit simpelweg te veel tijd. De meeste boekhoudoplossingen, zoals in ons geval Exact Online of Exact Globe, hebben dan de mogelijkheid om door middel van een MT940 bestand je openstaande posten automatisch af te letteren. Een MT940 bestand of SWIFT MT940 is een relatief eenvoudig bestand om financiële banktransacties te transporteren die je vervolgens kunt gebruiken om af te letteren. Deze bestanden worden vrijwel door alle banken en inmiddels ook door enkele Payment Service Providers (PSP’s) standaard aangeleverd. Echter bij de PSP-betalingen gaat het gebruik van MT940 bestanden niet op. Dit heeft meerdere oorzaken. We zetten een aantal belangrijke voor je op een rijtje:

Binnen vrijwel alle webshopsoftware (bijvoorbeeld Magento, WooCommerce, Shopify, Lightspeed of Shopware) wordt voor iedere bestelling een ordernummer en een factuurnummer aangemaakt. Vervolgens genereert Exact een ánder order- en factuurnummer voor dezelfde transactie. Maar de klant doet de betaling op basis van het ontvangen order- en/of factuurnummer uit de webshop. Exact ‘ziet’ in dit geval niet bij welke webshoporder de betaling daadwerkelijk hoort. Het gevolg hiervan is dat je deze betalingen niet- of niet volledig kunt afletteren. Er kan geen match gemaakt worden tussen de betaling en de webshoporder en/of factuur. Hierdoor blijven posten openstaan, die je dus alsnog handmatig moet afletteren.

Een ander vraagstuk is de manier waarop PSP’s hun uitbetalingen doen. Vaak wordt er op je bankrekening één totaalbedrag uitgekeerd (bijvoorbeeld per dag of week) die voor meerdere webshoporders geldt. Er is dan geen match, omdat het totaalbedrag niet overeenkomt met de factuurbedragen binnen Exact. In dit geval moet je de PSP-betaalspecificaties opvragen en deze vervolgens handmatig afletteren.

Tot slot komt het regelmatig voor dat de uitgekeerde bedragen afwijken van de openstaande posten binnen Exact. Dit kan komen door de commissie die de PSP inhoudt op bijvoorbeeld het totaalbedrag. Dit varieert echter per PSP. Daarnaast ontstaan er afwijkende bedragen door koerswisselingen, btw-afrondingsverschillen of het gebruik van meerdere valuta. In al deze gevallen kun je niet automatisch afletteren.

Om bovenstaande vraagstukken op te lossen heeft xCore de Aflettermodule ontwikkeld. Deze module zorgt ervoor dat er automatisch wordt afgeletterd op basis van de betalingsspecificaties van de PSP.

De Aflettermodule voor Mollie, Adyen, Pay., MultiSafepay en Bol.com haalt zelf de betaalspecificaties op, matcht automatisch de openstaande posten uit Exact Online met de betalingen van de PSP en maakt ook automatisch een boeking aan in Exact Online bij een 100% match. De Exact Online-modules zijn dus volledig geautomatiseerd. Bij de Exact Globe Aflettermodules hoef je alleen als extra handeling de betaalspecificaties te downloaden en in te lezen in de module. Deze modules matchen daarna ook automatisch de openstaande posten uit Exact met de betalingen van de PSP en maakt ook automatisch een boeking aan in Exact bij een 100% match.

Er wordt uiteraard rekening gehouden met de PSP-kosten en je kunt de betalingsverschillen zelf instellen. De Aflettermodule is webshoponafhankelijk en geschikt voor vrijwel iedere Payment Service Provider. De software is beschikbaar voor zowel Exact Online als Exact Globe.

De Aflettermodule Basic is standaard geschikt voor betalingsbestanden tot 250 transacties per maand. Voor grote bestanden (250-2000 transacties) en extra grote bestanden (>2000 transacties) hebben we de Aflettermodule Large en Extra Large ontwikkeld met een uniek queuesysteem.