Samen zijn de zes webshops, met een assortiment van meer dan 20.000 artikelen, goed voor bijna 100.000 bestellingen per jaar. Deze moeten allemaal snel en foutloos in de administratie worden verwerkt. Daarvoor maakt de online beautyspecialist gebruik van Exact. Vervolgens koppelt het softwareplatform van xCore de webshops aan de boekhouding. ,,Verkooporders gaan rechtstreeks Exact in. Er staat ook binnen enkele minuten een factuur klaar, volgens de lokale btw-regels”, vertelt Sander Smit, e-commerce manager van Bema Beauty Products.

Een tijdrovende klus bleef echter de administratieve verwerking van betalingen. Smit: ,,Als online bedrijf doe je zelf de inning niet. Dat gaat via een payment service provider, zoals Adyen. Twee keer per maand downloadden we een bestand van Adyen met alle betalingen. Daarna werd via xCore de match gemaakt met bestellingen in de administratie.” Zo werd gecontroleerd: welke factuur is wél en welke niet betaald, het zogenaamde afletteren. ,,Eigenlijk had het afletteren iedere dag moeten gebeuren, maar met zes webwinkels en zo veel orders was dat te veel werk.”

Met de werkwijze ontbrak het Bema Beauty Products aan actueel inzicht in de stand van zaken. Smit: ,,Naast de betalingen, hadden we ook de transactiekosten niet dagelijks in beeld. Die zijn een belangrijke kostenpost voor een webshop, net als de marketing- en verzendkosten.” Dankzij Adyen Afletteren, de nieuwe integratie tussen xCore, Exact en het Adyen platform is dat verleden tijd.

Bema Beauty Products besloot bovengenoemde softwaremodule van dealer4-dealer uit te proberen. De softwaremodule is volledig geautomatiseerd – zelfs het betalingsbestand hoeft niet meer opgehaald te worden,,Daarmee is het niet meer nodig om betalingsgegevens handmatig te downloaden. Je kunt ze automatisch ‘afletteren’, zoals dat heet, en in je administratie verwerken”, zegt René Albertema, commercieel directeur van dealer4-dealer.

Het proefproject startte in augustus van dit jaar en is net afgerond. Smit is erg enthousiast over de resultaten. ,,De software haalt iedere nacht per webshop een bestandje met betalingen op en matcht die met verkooporders in Exact. Het werkt perfect.” Het scheelt Bema Beauty Products zeker een dag werk per maand. Smit: ,,Belangrijker nog: we hebben nu beter inzicht in onze cijfers. We zien de boekhouding niet als naslagwerk, maar willen op dagelijkse basis op de resultaten sturen. Online retail is een groeimarkt, maar door de toenemende concurrentie staan de marges steeds meer onder druk. We moeten ze goed in de gaten houden. Dat kunnen we nu.”

Bron: https://www.deondernemer.nl/actueel/e-commerce/slim-automatiseren-tijd-besparen-marges-sturen~1784252. Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Adyen.