Peppol (Pan European Public Procurement Online) is een Europees netwerk voor het veilig digitaal uitwisselen van facturen en andere documenten, en is hiermee dé internationale standaard. Door gebruik te maken van Peppol hoeven bedrijven en overheden niet langer hun facturen in papier- of pdf-vorm uit te wisselen. Peppol zorgt er dus mede voor dat het versturen van digitale facturatie sneller en efficiënter verloopt.

Op dit moment ondersteunen wij Peppol met onze add-on ‘Automatisch factureren’. De add-on maakt het voor onze webshopkoppelingen mogelijk om facturen via Peppol te versturen. Voorheen kon je met deze add-on al orders automatisch factureren en afdrukken en werden facturen automatisch per e-mail naar de eindklant verstuurd. Daar is nu een extra optie bij gekomen: facturen verzenden via Peppol.

Om facturen te versturen via Peppol is het wel belangrijk dat Peppol op de juiste manier is ingericht in Exact. Dit betekent dat:

• er een koppeling moet zijn in Exact met Peppol.
• op de klantkaart van klanten die via Peppol gefactureerd moeten worden, bij ‘Methode van versturen facturen’ de optie ‘Versturen via Peppol’ is geselecteerd.
• de klantgegevens op de klantkaart volledig en correct zijn ingevuld, zodat Exact de klant kan vinden in Peppol.

Is Peppol goed ingericht in Exact? Dan kun je nu met de add-on ‘Automatisch factureren’ eenvoudig facturen via Peppol versturen. Maak je nog geen gebruik van deze functionaliteit? Voeg de add-on dan eenvoudig toe aan je koppeling via het dashboard op het xCore-platform.

Naast het automatisch versturen van facturen via Peppol kun je het factureringsproces nog verder automatiseren met een nieuwe oplossing die wij sinds kort aanbieden. Zoals hierboven beschreven is het belangrijk dat de factuurmethode op de klantkaart in Exact op ‘Peppol’ staat. Dit kun je handmatig instellen, maar met onze nieuwe add-on ‘Peppol factuurmethode vullen’ wordt dit volledig geautomatiseerd binnen je webshopkoppeling.

Voorwaarde is wel dat de klantsynchronisatie van de webshop naar Exact is ingesteld. Is dat het geval? Dan controleert de add-on automatisch of er een zakelijk btw-nummer aanwezig is in de webshop en of het factuuradres in België ligt. Voldoet een klant aan deze voorwaarden, dan wordt de factuurmethode op de klantkaart in Exact automatisch ingesteld op ‘Versturen via Peppol’.

Dit is vooral handig wanneer klanten automatisch via de koppeling worden aangemaakt en direct een order plaatsen waarvan de factuur via Peppol verzonden moet worden.

Belangrijk: Op dit moment ondersteunen we Peppol alleen voor Belgische zakelijke klanten.

Wil je de add-on ‘Peppol factuurmethode vullen’ gebruiken en je facturatieproces via Peppol volledig automatiseren voor je Belgische zakelijke klanten? Controleer dan of het btw-nummer standaard wordt gesynchroniseerd binnen je koppeling.

Is dit niet het geval? Dan is een btw-nummermapping nodig. Deze kun je instellen via de add-on ‘Custom Fields’. Neem hiervoor contact met ons op.

Tip: Gebruik je een Shopify Extra- of Handel-koppeling? Dan kun je of de Custom Fields óf de add-on ‘Bedrijven en contactpersonen’ aanvragen, wanneer je de factuurmethode in Exact automatisch ingevuld wilt hebben met Peppol.

Het kan natuurlijk voorkomen dat je extra wensen hebt rondom het versturen van facturen via Peppol. Bijvoorbeeld wanneer je bij Belgische zakelijke klanten het veld ‘Uw referentie’ in Exact wilt vullen met het PO-nummer in plaats van het ordernummer. We denken dan graag met je mee. Neem hiervoor contact op met onze servicedesk.

Wil je daarnaast meer informatie over het automatiseringsproces van Peppol? Of heb je een andere (specifieke) vraag? Neem ook dan contact op met onze servicedesk. We helpen je graag verder.