De redelijkheid van gebruik wordt door Exact bepaald aan de hand van het aantal boekingsregels in Exact Online. In de brief noemt Exact de volgende verschillende opties om tot een passende oplossing te komen:

(1) In specifieke gevallen is het mogelijk het aantal transacties dat leidt tot boekingsregels terug te brengen. Het aantal transacties dat je verbruikt, kun je zelf controleren in de applicatie: ga daarvoor naar [Mijn Exact Online, Mijn Abonnement].

(2) Je stapt over naar de Premium editie van Exact Online. Deze versie is speciaal ontwikkeld voor bedrijven die meer transacties verwerken en biedt functioneel ook meer mogelijkheden.

Op basis van de brief en de genoemde oplossingen hebben we van meerdere klanten de vraag gekregen: “en nu?”. Laten we kijken naar de impact van de bovengenoemde oplossingen.

We begrijpen heel erg goed dat de brief vanuit Exact de nodige impact veroorzaakt, dit geldt ook voor ons. Zeker omdat dit de nodige extra kosten met zich mee kan brengen. We zijn daarom continu met Exact in gesprek hoe hiermee om te gaan. Daarnaast kijken we graag hoe wij jou verder kunnen helpen. Laten we beginnen met optie 1.

1. Terugbrengen aantal transacties
Het terugbrengen van het aantal transacties klinkt eenvoudig, maar is in veel gevallen echter lastig te realiseren. Onze software werkt al volgens de standaard API van Exact. Wij hebben alle mogelijke optimalisatieslagen doorgevoerd om binnen de gestelde limieten van Exact Online te blijven. Echter, een groot deel van de processen die via onze apps loopt, leiden juist tot transacties en de bijbehorende boekingsregels in Exact Online. Denk bijvoorbeeld aan orders via je webshop. Hier hebben wij geen directe invloed op. Wel zou je kunnen overwegen om je werkwijze aan te passen (lees: te versimpelen). We schetsen een voorbeeld.

Stel, je werkt met Exact Online Handel en je synchroniseert vanuit je webshop de orders, artikelen en voorraden naar Exact. Dan kun je ervoor kiezen om niet meer vanuit de logistiek gedachte te werken, maar puur vanuit een financieel oogpunt. De koppeling kan dan een totaalboeking aanmaken op basis van een webshoporder. Dit resulteert in minder transacties. Een nadeel hiervan is dat de kracht van Exact dan grotendeels vervalt. Je mist dan de inzichten en voordelen van een geautomatiseerd logistiek proces die je juist nodig hebt. Daarnaast kunnen er ook andere applicaties gekoppeld zijn aan Exact Online die (veel) transacties en boekingen genereren. Juist deze aanvullingen in combinatie met Exact Online zijn voor jou op dit moment de ideale mix voor het ondersteunen van je bedrijfsprocessen. Het zou zonde zijn deze dan niet meer te gebruiken.

2. Overstappen naar Exact Online Premium
Wil jij je werkwijze niet aanpassen zoals voorgesteld in optie 1, dan komen we automatisch terecht bij optie 2. Je moet dan overstappen naar Exact Online Premium. Deze overstap zal jou waarschijnlijk honderden euro’s, zo niet meer, per maand extra gaan kosten. En gezien het aantal transacties zal je ook gebruik moeten gaan maken van volume packs die € 250 per stuk per maand kosten. Over de functionaliteiten van Premium en de volume packs hebben we al eerder een blog geschreven die je hier kunt lezen.

Meerdere klanten hebben gevraagd welke alternatieven er nog meer zijn, gezien de kosten en de beperkte meerwaarde die zij zien in Premium. Dit begrijpen wij en geven hierover met regelmaat feedback aan Exact die zij vervolgens intern bespreken. Voor nu moeten wij terugvallen op de verstuurde brief waarin Exact een andere versie van Exact of een softwareoplossing van een andere partij voorstellen. We lopen ze beide voor je langs.

Over een oplossing buiten Exact om kunnen wij je helaas (nog) geen advies geven. Wij focussen ons namelijk 100% op Exact en denken dat dit voor nu nog de meest geschikte én bewezen oplossing is voor e-commerce bedrijven. We bedienen niet voor niets meer dan 2.000 Exact klanten. Daarnaast zien wij ook dat het aantal klanten nog steeds hard groeit. Dit houdt echter niet in dat we niet openstaan voor alternatieven. We krijgen regelmatig de vraag of we ook andere ERP-oplossingen kunnen koppelen en zijn dit aan het onderzoeken. We gaan daarover dus graag met je in gesprek.

Dan hebben we het over Exact Globe. Wellicht heb je hier al eens van gehoord. Deze software is zowel geschikt voor On Premise (lokaal gebruik) als in de Cloud. Exact Globe biedt een nog uitgebreidere functionaliteit dan Exact Online. Grote voordeel van dit pakket is dat er geen begrenzingen zijn qua transacties, boekingen en calls. We zien dat voor een deel van onze klanten dit een serieus alternatief kan zijn. Metname als je veel transacties hebt en daardoor met Exact Online twee scalability packs nodig zou hebben. We gaan dan ook graag het gesprek met je aan of Exact Globe voor jou geschikt is. En natuurlijk kunnen wij dit weer voor je koppelen zoals je van ons gewend bent. We hebben namelijk honderden klanten die (al jaren) met Exact Globe werken. We horen graag van je.