In totaal zijn er 33 YAYA-winkels in Nederland, België, Frankrijk, Duitsland, Polen en Ierland. Zes van deze winkels zijn van YAYA zelf en de overige winkels zijn partnerstores. Deze zes winkels maken gebruik van dezelfde kassasystemen; kassasysteem Sitoo. Jack: “We hadden eerst een verouderd kassasysteem dat niet veel interactie bood. De kassa is voor ons een centrale plek van wat er in het bedrijf gebeurt. Welke producten zijn op voorraad en welke producten worden verkocht? Bij het verouderde kassasysteem moesten veel handelingen handmatig gebeuren, dat was erg tijdrovend. Bovendien kregen we hiermee geen goed overzicht van onze verkochte producten. Daarom zijn we overgestapt naar Sitoo. Sitoo biedt ons een realtime overzicht van de data op alle verkoopkanalen, waardoor het voor ons eenvoudiger wordt om te kunnen verkopen, leveren, maar ook retourzendingen te verwerken.”

YAYA gebruikt het ERP-systeem XL-enz, dat oorspronkelijk ontworpen is voor grootschalige ondernemingen en niet specifiek voor winkelbeheer. “Gezien XL-enz meer gericht is op grote bedrijven, hebben we besloten onze winkels over te zetten naar Exact Online. Dit maakte het ook mogelijk om een koppeling met het kassasysteem Sitoo te realiseren,” legt Jack uit. Op advies van hun betaalprovider Adyen heeft YAYA gekozen voor de Aflettermodule van xCore. “Gezien onze positieve ervaring met de Aflettermodule van xCore, lag het voor de hand om ook voor de integratie tussen Sitoo en Exact Online bij hen aan te kloppen. Omdat er geen standaardoplossing voor Sitoo bestond, heeft xCore deze koppeling voor ons op maat ontwikkeld.”

Vanaf januari is YAYA gestart met het gebruik van Sitoo en de bijbehorende xCore-koppeling in hun zes eigen winkels. Jack verduidelijkt: “Bij elke verkoop wordt het desbetreffende product geregistreerd en de transactie direct verwerkt. De uitwisseling van deze gegevens tussen Sitoo en Exact Online vindt nu automatisch plaats, waar dit voorheen handmatig moest gebeuren. We zijn begonnen met onze zes winkels om de functionaliteit en integratie tussen Sitoo en Exact Online te testen. Zodra we dit proces goed in de vingers hebben, is het doel om ook andere financiële en administratieve handelingen, zoals kluisstortingen en giftcards, via deze koppeling te stroomlijnen. Uiteindelijk is het plan om dit geavanceerde systeem ook in onze partnerwinkels te implementeren. Zo zetten we stap voor stap koers naar volledige automatisering.”

Naast de fysieke winkels heeft YAYA ook een webshop. De voorraadinformatie van de webshop wordt gesynchroniseerd met het ERP-systeem XL-enz. Wanneer webshopartikelen worden verkocht, wordt deze informatie bijgewerkt in het ERP-systeem. “Uiteindelijk willen we onze voorraad integreren met de voorraad in onze fysieke winkels via Exact Online, hoewel dit nog in de planningsfase zit. We zijn ook van plan om Qlik, een business intelligence tool, te koppelen aan Exact. Met deze tool willen we data verzamelen, verwerken en analyseren om een duidelijker beeld te krijgen van onze verkoopprestaties. Dit helpt ons onze marketingstrategieën en voorraadbeheer nauwkeuriger af te stemmen op de behoeften van onze klanten.”

Ondanks dat de koppelingen nog maar een paar maanden draaien, loopt het proces al enige tijd. Vorige zomer is xCore gestart met de maatwerkkoppeling voor Sitoo, opgevolgd door de testfase om vervolgens de implementatie in gang te zetten, begeleid door Gerald, consultant bij xCore. “Ons idee was om de administratie van één winkel live te zetten in november, maar Gerald adviseerde ons anders. Als je aan het einde van het jaar live gaat met een nieuwe administratie, levert dat een aantal nadelen op. De koppeling was klaar in november en direct live gaan met één winkel in een testfase is niet ideaal vanuit accountantsstandpunt. We hebben toen één winkel getest en daarna besloten om met alle zes de winkels in januari live te gaan. Ik kan dit soort adviezen goed waarderen. Gerald komt vaak met praktische oplossingen en denkt graag met ons mee. Hij is bovendien een echte expert op het gebied van Exact. Dat heb je echt nodig.” De koppeling draait nu een aantal maanden en hiermee is YAYA in de afrondende fase van de implementatie beland. “Dat betekent niet dat we klaar zijn met het verbeteren en optimaliseren van de koppeling. Daar blijven we mee doorgaan.”

Na enkele maanden ervaring met de koppeling tussen Sitoo en Exact Online en Aflettermodule met Adyen, merkt Jack duidelijke efficiëntieverbeteringen. “Dankzij de koppeling en de Aflettermodule zijn meerdere handmatige processen nu geautomatiseerd. Ons team hoeft zich alleen nog maar te richten op het controleren van eventuele discrepanties. Dit betekent dat de rol van onze financiële afdeling is verschoven van voornamelijk uitvoerend naar toezichthoudend. Bovendien maken we door deze automatisering minder fouten.”

Jack laat weten dat YAYA’s ambitie en ontwikkelingstraject verre van afgerond zijn. “We bevinden ons pas aan de start van wat mogelijk is op het gebied van automatisering. Onze blik is op de toekomst gericht. Stilstand betekent achteruitgang, dus streven we constant naar optimalisatie, verbetering en innovatie. Onze samenwerking met xCore is hier een onderdeel van.” De focus van YAYA ligt meer op de fysieke winkels dan op de webshop. “Onlangs hebben we een nieuwe vestiging in Nieuwpoort, België, geopend en binnenkort volgt Maastricht. Vervolgens is Knokke, België, aan de beurt. Ons doel is om stapsgewijs ook de administratie van deze nieuwe winkels aan te sluiten op onze koppelingen, zodat we een naadloze interactie krijgen. We hebben al enkele belangrijke stappen gezet in dit proces. Als dit proces is afgerond, volgt de webshop mogelijk nog.”