“De zelfstandige winkeliers, met name in buitengebieden en dorpen, hebben steeds meer moeite met het inkopen van producten, omdat er relatief weinig groothandelaren zijn,” vertelt Mike. “De fabrikant vergeet de zelfstandige detaillist. Daarom hebben wij een platform gemaakt speciaal voor de detaillisten die niet direct aangesloten zijn bij de grote ketens, maar wel de behoefte hebben om die producten in te kopen.” Omdat Röbke als groothandel de nodige kennis heeft opgedaan en bekend is bij deze merken, werd in 2017 VanHuisz gelanceerd. Het platform is gebouwd in Magento 2.

De meeste handelingen werden door VanHuisz vanuit de Magento-webshop uitgevoerd en administratieve zaken vonden in Exact plaats. “Als er een bestelling binnenkwam, dan stuurden we die door vanuit Magento naar de fabriek. Omdat we zelf geen voorraad hadden, was het ook niet strikt noodzakelijk om dit in onze bedrijfsboekhouding te hebben. We voerden de klantgegevens handmatig in Exact op, om vervolgens te factureren vanuit Magento. Deze facturen werden dan weer in onze Exact-boekhouding ingeboekt. Het gebruik van deze twee systemen liep door elkaar en was zeer foutgevoelig, dus er kwam een moment dat we dachten: een koppeling tussen Exact en Magento zou wel handig zijn.”

De Magento-shop van VanHuisz is gebouwd door Wiseconn, zij raadden xCore aan als koppelpartij. Mike: “Wiseconn had goede ervaringen met jullie, dus daar vertrouwden we op. We hebben toen op de Webwinkel Vakdagen van 2022 jullie stand bezocht en zo is het eerste contact gelegd.” In 2022 is de Magento 2 B2B en Exact Online koppeling geïmplementeerd bij VanHuisz. “Op de implementatiedag liep de communicatie niet zo lekker, want ik zat om negen uur klaar, maar ik hoorde maar niks. Wel kreeg ik verschillende mails, dus er werd gewerkt, maar wat er van mij werd verwacht was onduidelijk. Gelukkig nam Gerald, jullie consultant, in de loop van de dag contact met me op en die herstelde het vertrouwen weer snel.”

De implementatie verliep soepel, maar: “Je doet twee stappen naar voren en weer een stap terug,” laat Mike weten. “We werkten toen al vijf jaar met Magento en tien jaar met Exact en beide systemen waren al op een bepaalde manier ingericht. Zie dat maar eens op de juiste manier met elkaar te laten communiceren. Soms was het gebruik van grote en kleine letters al een obstakel om de systemen te laten synchroniseren.” Het duurde zo’n twee maanden voordat alles op orde was. Bovendien was het koppelproject een project dat naast het dagelijks werk gerealiseerd moest worden, dus er was beperkte tijd. “Maar dan heb je wel wat,” lacht Mike. “De koppeling werkt een stuk minder foutgevoelig, het werkt sneller, efficiënter en de kwaliteit gaat omhoog.”

Ook levert de koppeling een stukje professionalisering en schaalbaarheid op voor VanHuisz. De facturen komen nu uit Exact en niet meer uit Magento. Dat betekent dat klanten nu ook automatisch herinnerd kunnen worden vanuit Exact. “De koppeling zorgt er ook voor dat wij nu naar de volgende stap kunnen: inkooporders worden nog geplaatst vanuit Magento, maar dat moet Exact worden. Alles wat nu gebeurt in Magento, moet vanuit Exact gaan gebeuren. Die aanpassingen zal Wiseconn voor ons uitvoeren.”

In de toekomst wil VanHuisz steeds relevanter worden voor de zelfstandige winkeliers. “We hebben bijvoorbeeld recent Dr. Oetker-bakvormen toegevoegd aan ons assortiment en binnenkort wordt ook Amefa, een bestekmerk, toegevoegd. Vorig jaar hebben we de voorkant van de website helemaal aangekleed; onze website bestond eerst alleen uit een inlogscherm, maar we hebben er een website van gemaakt met meer informatie over ons, over de merken en we hebben een adviesvideo toegevoegd. We kijken echt naar hoe we toegevoegde waarde kunnen bieden voor de zelfstandige detaillist.”