Vaessen Creative bestaat 45 jaar en werd opgericht door de opa van Rick Vaessen. “Mijn opa startte in zijn garagebox met het verkopen van linnen en bedlinnen. Toen is de vraag ontstaan naar naaigereedschap. Hij besloot daarop zijn assortiment uit te breiden. Uiteindelijk hebben we ons met het assortiment gefocust op papierhobby’s, met producten als papiersnijders, tekengerei, schilderspullen et cetera. Het heeft even geduurd, maar door de jaren heen is de collectie steeds groter geworden en hebben we nu meer dan 35.000 producten in onze webshop te koop.”

Vaessen Creative maakte eerst gebruik van een ander boekhoudprogramma voordat ze in 2004 overstapten naar Exact Globe. Toen er een Magento 1-webshop kwam, kwam ook de webshopkoppeling met Exact Globe. Rick: “We kregen de behoefte om rechtstreeks een koppeling te leggen voor onze orderinvoer. Rond 2017 kregen we de Magento 1 & Exact Globe koppeling. Op een gegeven moment merkten we dat Exact Globe te beperkt is om productdata in bij te houden, daarom zijn we met het PIM-systeem Akeneo begonnen. Inmiddels zijn we overgestapt naar Magento 2 en hebben we een driehoekskoppeling kunnen leggen tussen Magento, Akeneo en Exact Globe.”

“De implementatie van de Magento 2-koppeling verliep goed, maar toen we de Akeneo & Exact Globe koppeling wilden laten implementeren, verliep dat niet soepel. Het heeft ons veel grijze haren gekost,” lacht Rick. “De moeilijkheid zit ‘m in de driehoekskoppeling. Een product wordt bij ons geboren in Akeneo, niet in Exact Globe. Om dat product in Magento te krijgen, moeten de juiste velden uit zowel Akeno als uit Exact Globe geïmporteerd worden. Het was voor ons en ook voor xCore best een klus om uit te zoeken welk systeem je leading laat zijn wat betreft de prijzen, de voorraden, de producteigenschappen. Het heeft best wat tijd gekost om het op te zetten zoals we het nu hebben.”

De implementatie werd deels uitgevoerd door xCore en deels door een Belgische partij, in samenwerking met de webshopbouwer van Vaessen Creative. “We vonden het soms lastig om deze drie partijen bij elkaar te krijgen en samen te laten werken, vooral als je de vaktaal niet spreekt. We werkten op projectbasis met xCore samen, maar we merkten dat we behoefte hadden aan meer uren. Nu hebben we afgesproken dat Tim van xCore op structurele basis voor ons werkt. Dat was eerst elke week en nu om de week. Zo wordt de koppeling continu doorontwikkeld. Met deze samenwerking boeken we echt vooruitgang en progressie. Je merkt ook dat Tim een echte senior developer is. De kwaliteit die hij oplevert, is goed. Ook het contact verloopt fijn; Tim en ik kunnen zaken samen goed oppakken.”

De koppeling tussen Magento 2, Akeneo en Exact Globe levert voornamelijk tijdswinst op. “Zonder koppeling hadden we het niet gered, want handmatig is dit niet te doen. Per artikel leggen we ongeveer 120 attributen vast. Dus we moesten toentertijd wel automatiseren, anders hadden we niet zo kunnen groeien, zoals we de afgelopen jaren doen.” Om die reden heeft Vaessen Creative ook meerdere Aflettermodules, maar helaas lukt honderd procent automatisch afletteren niet. “We hebben een bepaalde complexiteit in onze systemen, waardoor we sommige orders handmatig moeten afletteren. We hopen in de toekomst door te kunnen ontwikkelen, zodat we straks voor de volle honderd procent kunnen afletteren.”

Op dit moment is Vaessen Creative bezig met het lostrekken van de frontend van de backend. “De website wordt er een stuk sneller van en je krijgt meer een ‘appfeeling’. Ook als je de website op je telefoon opent. Omdat we maatwerk in onze Magento-website hadden, was het lastig updates in de backend uit te voeren. Want als we dat deden, ging de website aan de voorkant kapot. Met een aparte frontend die los staat van backend hebben we dat niet meer.” Daarnaast is het bedrijf bezig met de overstap naar ChannelEngine. “We hadden eerst een ander marktplaatskoppelplatform, maar dat beviel niet goed, daarom stappen we over naar ChannelEngine, waar jullie ook de ChannelEngine & Exact Globe koppeling voor gaan implementeren.”

De slogan van Vaessen Creative is ‘Crafted to smile’. “We willen graag een glimlach op het gezicht van iedereen zien, niet alleen bij klanten, maar ook bij personeel,” vertelt Rick. “We hopen dat we met onze producten een impact kunnen maken; dat we mensen blij kunnen maken. Daarom steunen we ook verschillende goede doelen of doen we projecten in het buitenland. We willen bijvoorbeeld mensen die minder bedeeld zijn in Nederland blij maken met onze producten en we geven producten aan scholen in Afrika. We hopen dat mensen hiermee creatief aan de slag gaan in plaats van hun tijd te besteden aan het scrollen op hun telefoon.”