Pink Gellac begon in 2013 met een simpel, maar krachtig idee: salonkwaliteit gelnagellak rechtstreeks aan de consument leveren. Vanuit deze visie startten de oprichters een webshop. Al snel groeide Pink Gellac uit tot een omnichannel onderneming. Het merk heeft zich niet alleen online verspreid, maar ook fysiek, met de opening van hun eerste winkel in 2021 in de Mall of the Netherlands in Leidschendam. Drie jaar later heeft Pink Gellac twaalf winkels in Nederland en België, en sinds kort ook in Parijs. Dit aantal zal de komende jaren toenemen. Overigens is Pink Gellac al internationaal te verkrijgen via hun eigen webshop in Duitsland, België, Oostenrijk, Frankrijk, Denemarken en Zweden. Ook via marketplaces in Nederland, zoals Bol, kun je Pink Gellac bestellen. Evenals via Amazon in diverse landen. Sinds het begin van dit jaar is Pink Gellac ook via Amazon USA te bestellen.

Vorig jaar heeft Pink Gellac een groei gerealiseerd van zestig procent ten opzichte van het jaar ervoor. Die groei zorgde ervoor dat het bedrijf in drie jaar tijd van vijftig naar 150 personeelsleden ging. “We zijn ambitieus als bedrijf en verkopen dus inmiddels in diverse landen. We starten in een land altijd digital first en vanuit daar kijken we verder om bijvoorbeeld een brandstore te openen.” Om de groei te kunnen realiseren die Pink Gellac voor ogen heeft, is het van belang handmatige administratieve handelingen op grote schaal te kunnen automatiseren. Daarom heeft het bedrijf gekozen om Exact Online te koppelen met Shopify, Monta en Stocky.

Er valt te stellen dat Pink Gellac een grootafnemer is van onze xCore-producten. Welgeteld 29 koppelingen en Aflettermodules! Sylvia legt uit: “Bijna de helft van onze koppelingen zijn Aflettermodules om onze orders in bulk te kunnen afletteren. Dit zijn orders die binnenkomen via onze webshop, Bol én Amazon. Ook zijn er meerdere Shopify-koppelingen. Onze winkels zitten in een andere Exact-administratie dan onze webshop. Ook per land hebben we een aparte Exact-administratie. Daarom hebben we meerdere koppelingen nodig. Ook voor de interne facturatie tussen de verschillende Exact-administraties hebben we een aparte koppeling.”

Met zoveel koppelingen is het van belang goed na te denken over hoe je deze inricht en bepaalt bij welke koppeling welk systeem leidend is. “Dat was wel iets om goed over na te denken. We zijn zowel met Gerald als met Exact om tafel gaan zitten om te kijken hoe we deze koppelingen willen inrichten. We hebben onze orderstromen in kaart gebracht en op basis daarvan hebben we een plan gemaakt. Uiteraard hebben we Geralds expertise gebruikt om tot een concreet plan te komen. Hierbij hebben we vooral gekeken naar wat we willen bereiken en wat we daarvoor nodig hebben. Uiteindelijk zijn we tot de conclusie gekomen dat voor de financiële rapportage Exact Online leidend is, maar voor de orderstroom is Shopify leidend, want Shopify is hier de bron. En voor de verschillende marketplaces is Channelengine de bron. Ons uiteindelijke doel is alle data uit Shopify en ChannelEngine op de juiste manier in Exact krijgen en dat gebeurt met de koppelingen.”

Eens in de twee weken heeft Pink Gellac consultancyuren met Gerald ingepland. Tijdens deze sessies worden de koppelingen geëvalueerd, ontwikkelingen doorgenomen en behoeften vastgesteld. Als de standaardmogelijkheden in de koppeling niet volstaan, wordt er naar maatwerk gekeken. “Dan wordt er bij ons intern de afweging gemaakt of het rendabel is om maatwerk toe te passen. Sommige uitzonderingen kunnen we handmatig afhandelen, maar voor structurele vraagstukken zoeken we naar automatiseringsoplossingen.” Voor Pink Gellac vormt de administratie het fundament voor alle afdelingen, daarom is het essentieel om deze accuraat te beheren. “De koppelingen zijn cruciaal voor de groei die we doormaken, met nieuwe winkels, marktplaatsen en de uitbreiding naar nieuwe landen.”

De koppelingen zorgen ervoor dat Sylvia meer controle heeft over haar werkzaamheden en de interne processen. “We ontvangen dagelijks rapportages van alle koppelingen, inclusief eventuele foutmeldingen. Dit zorgt ervoor dat we dagelijks kunnen zien of onze orders goed doorkomen en of onze systemen goed met elkaar communiceren,” legt Sylvia uit. “Bijvoorbeeld bij de opening van een nieuwe winkel is het belangrijk dat alles vooraf goed wordt gekoppeld. Als dit niet op tijd gebeurt en de eerste orders worden verwerkt, ontvang ik een foutmelding wanneer de artikelen nog niet aan deze nieuwe winkels zijn gekoppeld. Dat zie ik dan meteen de volgende dag, waarna we direct actie kunnen ondernemen om het probleem op te lossen. Het helpt dus enorm om de controle te behouden, niet alleen over de orders, maar ook over mijn administratie.”

De groei die Pink Gellac doormaakt, die moeten ze aankunnen. “xCore draagt daaraan bij. Jullie helpen ons schaalbaar zijn, één van de belangrijkste aspecten om te kunnen groeien. Dat hebben jullie ook laten zien bij Black Friday vorig jaar. Dankzij de koppelingen kregen we zonder gedoe alle orders netjes in Exact.” Maar het gaat niet alleen om de groei van het bedrijf; het gaat ook om het zijn van een goede werkgever en het verantwoordelijk handelen ten opzichte van milieu en maatschappij. “We zijn actief bezig met het implementeren van een ESG-strategie, wat betekent dat we streven naar hoge standaarden voor sociale en ecologische prestaties. Het is een manier om te laten zien dat we mensen en de natuur een belangrijke plaats geven in onze bedrijfsvoering.”