Stel je voor: je hebt een Shopify-webshop, je werkt met Exact Online én je verkoopt jouw artikelen ook via bol. Dan wil je de verkopen van zowel je webshop als bol goed in je boekhouding hebben staan. Wil je dit proces automatiseren? Dan kun je bol aan je webshop koppelen, en je webshop aan Exact. Het koppelen van bol aan je webshop kan op twee manieren. Zo kun je kiezen voor een directe webshopintegratie, óf je kunt gebruik maken van integratieplatformen zoals EffectConnect, Channelengine en Channable. Maar waarom zou je bol via je webshop koppelen aan Exact? Hieronder lichten we drie redenen toe om voor deze werkwijze te kiezen.

Één webshopkoppeling

Je hebt jouw bol-omgeving via een integratie gekoppeld aan je webshop. En je webshop? Die is weer met een webshopkoppeling gekoppeld aan Exact Online. Dankzij deze opzet verschijnen je bol-orders automatisch in je webshop, waarna ze via de webshopkoppeling worden doorgestuurd naar Exact. In de meeste gevallen heb je dus aan één webshopkoppeling genoeg, omdat zowel webshoporders als bol-orders automatisch naar Exact worden gesynchroniseerd. Zo heb jij alles netjes en juist in je boekhouding staan.

In de Appstore vind je een overzicht van alle webshopkoppelingen met Exact!

Je webshop is leidend

Een ander voordeel van het direct koppelen van bol aan je webshop en vervolgens aan Exact, heeft te maken met het logistieke proces. Vaak zien we dat klanten hun logistieke proces vooral regelen via hun webshop en het WMS oftewel: Warehouse Management System. Meer informatie over WMS-systemen lees je hier. Van voorraad tot aan verzending: het logistieke proces vindt dan dus vooral plaats binnen de webshop en het WMS, en niet in Exact. In dat geval is het handig als bol aan je webshop is gekoppeld, omdat jouw webshop dan leidend is omdat het volledige logistieke proces dus buiten Exact plaatsvindt. Daarnaast worden de orders vanuit je webshop altijd vanuit je eigen magazijn geleverd, dit heet ook wel: Fulfilled By Retailer (FBR). Komt er een order binnen via bol, dan lever je vanuit je eigen magazijn, en kun je deze order dus direct vanuit je webshop verwerken en verzenden.

Exact gebruik je dan alleen voor het up-to-date houden van je boekhouding, het bijwerken van de voorraad en het afvinken van openstaande posten.

Uitgebreide productinformatie

Verkoop je jouw producten, naast je webshop, ook via bol? Dan wil je natuurlijk dat de productinformatie correct en volledig is. Je kunt de productinformatie automatisch laten synchroniseren naar bol via je webshop, mits bol gekoppeld is via een externe integratie. Vanuit je webshop kun je veel gedetailleerdere productinformatie meesturen naar bol. Dit is een voordeel, vooral als je een webshop hebt die veel verschillende producten verkoopt. Wanneer je bijvoorbeeld een webshop in kleding hebt, waarbij uitgebreide productinformatie essentieel is. Denk aan t-shirts in vijf verschillende maten, met keuze uit meerdere materialen en tot wel 25 kleuren. Op deze manier hoef je de gedetailleerde productinformatie niet handmatig in bol te zetten, want de externe integratie zet de informatie automatisch vanuit de webshop voor je door!

Nu je bekend bent met de mogelijkheden om bol via je webshop aan Exact te koppelen, hebben we natuurlijk ook onderzocht waarom je bol juist rechtstreeks aan Exact zou willen koppelen. De belangrijkste redenen lees je hieronder!

Webshop niet vereist

Het verkopen van producten via een webshop is een veel gekozen manier om online te verkopen, maar het onderhouden van een webshop brengt kosten met zich mee. Helaas zien we dat veel kleine webshops het zelfstandig niet altijd redden en daarom bewust kiezen voor verkopen via marketplaces. Daarom is het verkopen via een marketplace, zoals bol, een goed alternatief én vaak ook een stuk eenvoudiger. Als de ‘meest gebruikte marketplace’ van Nederland profiteer je bij bol mee van hun naamsbekendheid. Zo kun je alsnog jouw producten verkopen, zonder dat je een eigen webshop nodig hebt. Natuurlijk wil je ook deze verkopen goed in je boekhouding hebben staan. Wil je dit automatiseren? Dan heb je alleen nog maar een rechtstreekse bol koppeling nodig, die al je verkopen doorzet naar je boekhouding. Oftewel: je hebt aan één rechtstreekse bol koppeling genoeg.

Sneller en efficiënter

Verwerk jij dagelijks orders? En heb je bol rechtstreeks gekoppeld aan je Exact-administratie? Dan worden je orders sneller en efficiënter gesynchroniseerd naar Exact. Dit gaat natuurlijk sneller dan wanneer je bol eerst via een externe integratie aan je webshop koppelt, waarna deze orders nog via een webshopkoppeling doorgezet moeten worden naar Exact.

Stel je voor dat je gebruik maakt van zowel een Magento en Exact Online-koppeling als een bol en Exact Online koppeling. In dat geval kunnen beide koppelingen tegelijk synchroniseren naar Exact Online. Komt er een bol-order binnen? Dan wordt deze order met een bol koppeling direct verwerkt in je Exact Online boekhouding, los van andere webshoporders die via een webshopkoppeling in Exact binnenkomen. Koppel je bol echter aan je webshop? Dan wordt een bol-order als een normale webshoporder gezien. Dus komen er bijvoorbeeld tegelijkertijd bestellingen binnen in je Magento-shop én in bol? Dan worden deze één voor één verwerkt. Hierdoor duurt de synchronisatie van deze orders langer dan bij een rechtstreekse bol en Exact-koppeling

Rate limits

Werk je met een rechtstreekse bol- en Exact koppeling van xCore? Dan zet de bol koppeling geen klanten voor je door naar Exact. Alle bol-orders worden namelijk op één verzameldebiteur gezet. Het voordeel? Jij behoudt overzicht in je boekhouding, omdat al jouw bol-orders zijn gegroepeerd. Bovendien loop je hierdoor minder snel tegen de rate limits van Exact Online aan, omdat er niet voor elke bol-order een aparte klant wordt aangemaakt. Dat scheelt je dus extra ‘calls’. Meer informatie over rate limits vind je hier.

Heb je bol aan je webshop gekoppeld en vervolgens aan Exact Online? Dan wordt de klant wél aangemaakt. Er wordt dan voor iedere bol-order een unieke klantnaam aangemaakt, zoals: 123456@bol.com. Dit gebeurd in verband met de privacyregels van bol. Hierdoor kun je de klantgegevens niet inzien, maar komen deze wél onoverzichtelijk in je boekhouding te staan. Bovendien kost elke aangemaakte klant een ‘call’, waardoor je sneller tegen je rate limits aanloopt.

Tip: Het is efficiënter om deze klanten niet aan te maken in Exact, omdat deze klanten geen toegevoegde waarde bieden. Zo bespaar je op calls én behoud je het overzicht in je boekhouding.

Levering uit meerdere magazijnen

Tot slot, kun je met een bol-koppeling die rechtstreeks aan je boekhouding is gekoppeld bepalen of een bol-order door bol, Fulfilled By Bol (FBB), of via je eigen magazijn, Fulfilled By Retailer (FBR), moet worden geleverd. Dit biedt flexibiliteit als je met meerdere magazijnen werkt.

Heb je bol aan je webshop gekoppeld en vervolgens aan Exact Online? Dan is er altijd één standaard magazijn. Dit beperkt je keuze in het magazijn waar je de bol-order vanuit wilt leveren, vooral als je met meerdere magazijnen werkt.

Of je bol dus wil koppelen aan je Exact Online administratie of direct aan jouw webshop, hangt vooral af wat past bij jouw manier van werken. Wij kunnen die keuze niet voor je maken, maar we kunnen je wél meer informatie geven. Hiervoor kun je een kijkje nemen op de productpagina van de Bol. & Exact Online koppeling.