Afletteren is het matchen van betalingen aan de juiste openstaande posten in je boekhoudprogramma. Bij sommige bedrijven of webshops gebeurt dit nog handmatig. Dat kan een tijdrovende klus zijn, helemaal wanneer je veel betalingen ontvangt vanuit jouw webshop en gebruik maakt van een Payment Service Provider (PSP). Afletteren kan ook automatisch plaatsvinden via een zogenaamde Aflettermodule. Met zo’n module worden de openstaande posten in je boekhouding automatisch gematcht met de betalingen vanuit je PSP. Dat bespaart jou vaak kostbare tijd en dus geld!

xCore heeft voor vrijwel elke PSP een Aflettermodule ontwikkeld die precies volgens de specificaties van de PSP en Exact Online is ingericht. Zo bieden we ook een Aflettermodule voor Mollie en Exact Online aan. Nu horen we regelmatig dat Exact Online zelf ook Mollie bestanden kan afletteren. “Werkt dit dan op dezelfde manier als jullie Aflettermodule?” Het antwoord is simpel: Nee.

Maar wat zijn de verschillen tussen de xCore Aflettermodule voor Mollie en de manier van Exact Online om af te letteren voor Mollie nu precies? We leggen dat hieronder verder uit.

De wijze waarop je met Exact Online kan afletteren voor Mollie is onder andere op basis van betaallinken. Dat werkt als volgt. Wanneer jij facturen naar je klanten stuurt vanuit Exact Online, dan kun je een betaallink van Mollie meesturen op deze factuur. De klant betaalt de factuur en deze betaling wordt geregistreerd bij Mollie. Daarna kan het Mollie uitbetalingsbestand ingelezen worden in Exact Online. Exact Online herkent in het uitbetalingsbestand het factuurnummer van de Exact Online-factuur, waardoor de openstaande post wordt gematcht (afgeletterd).

De xCore Aflettermodule werkt anders. Ons uitgangspunt is jouw webshop. Wanneer je namelijk een webshop hebt dan worden je facturen niet vanuit Exact Online verzonden, maar vanuit je webshop. Je klant betaalt zijn webshoporder direct in jouw webshop en deze betaling wordt geregistreerd door Mollie. Hierbij wordt het webshop ordernummer geregistreerd als referentie van de betaling.

Wanneer je direct vanuit Exact werkt en je vervolgens het uitbetalingsbestand van Mollie inleest in Exact Online, probeert Exact Online het factuurnummer te matchen met de Mollie referentie. Dit nummer komt dan natuurlijk niet overeen. De referentie van Mollie is namelijk het webshop ordernummer en deze kent Exact Online niet. Hierdoor kan Exact Online nooit de match maken tussen de uitbetaling van Mollie en de openstaande post in Exact Online. Er wordt dan niet automatisch afgeletterd. Dit betekent dat je op basis van de manier van afletteren van Exact Online voor Mollie al je webshopuitbetalingen nog steeds handmatig moet afletteren.

De xCore Aflettermodule voor Mollie is uitgerust met meerdere referentiemogelijkheden. Met onze Aflettermodule maakt het daarom niet uit of je facturen verstuurt vanuit Exact Online of vanuit je webshop. Het matchen van je betalingen gebeurt namelijk vanuit de xCore Aflettermodule op basis van verschillende referenties.

Maak je bijvoorbeeld naast je webshoporders ook handmatig orders aan in Exact? Geen probleem, dan kunnen we zowel op het factuurnummer als op de omschrijving matchen. Onze Aflettermodule is namelijk zo ingericht dat je zelf kan bepalen op welke velden we moeten afletteren. Zo kan de xCore module de Mollie-referentie matchen op basis van de omschrijving, maar ook op basis van het uw-referentieveld (uw-ref). Daarnaast kan onze module ook matchen op basis van het factuurnummer van Exact Online.

Door al deze handige instellingen herkent Exact Online alle bovenstaande referenties en kun je automatisch afletteren. Dus ook als je een webshop hebt en daarnaast ook handmatig verkopen aanmaakt in Exact Online.

De xCore Aflettermodule haalt zelf de Mollie uitbetalingsbestanden op, waardoor het proces volledig geautomatiseerd verloopt. Dit kan ook deels met de Mollie integratie van Exact Online. Het verschil is echter dat de Exact Online integratie werkt op basis van totaalbedragen. Hierdoor kan het zijn dat je net die informatie mist die je nodig hebt. Onze module laat daarom het uitbetalingsbestand zien op regelniveau. Daardoor heb je nauwkeurig inzicht in het totale matchingproces.

Dat is nog niet alles. Onze Aflettermodule houdt ook rekening met de kosten die Mollie per transactie berekent en boekt deze voor je op de juiste kostenrekening. Daardoor is je boekhouding altijd up-to-date en loopt deze ‘glad’.

Je weet nu wat de verschillen zijn tussen het afletteren van Mollie bestanden in Exact Online en onze Aflettermodule. Ook weet je wat je kunt verwachten van onze module. Maar wist je dat we ook de betaallinken kunnen afletteren binnen onze module? Daarvoor hebben we een add-on ontwikkeld die je voor een kleine meerprijs kunt toevoegen. Wil je ook deelbetalingen en/of je giftcard betalingen verwerken? Ook hiervoor hebben we add-ons beschikbaar. Daarnaast werkt Mollie sinds kort met eigen terminals voor pin-betalingen. Dit noem je ook wel POS-betalingen. De transacties die via deze terminal binnen komen, kun je bij ons ook via een add-on matchen. Op deze manier kunnen we het gehele afletterproces met Exact Online binnen één module voor je regelen.

Hieronder zie je alle verschillen op een rij:

	Mollie afletteren in Exact	xCore Aflettermodule voor Mollie
Betaallinken
Meerdere referenties matchen
Webshopbetalingen
Niet gematchte transacties boeken
Deelbetalingen
Boeken PSP kosten
Giftcard betalingen
POS transacties matchen

Meer weten over Aflettermodules of gelijk beginnen? Ga hiervoor naar onze App store, kies de gewenste PSP en start direct met afletteren.