Sinds 2008 verkoopt Vandentop tuinhout. Eerst werd er alleen verkocht via de fysieke winkel in Barneveld, een tijdje later werd de verkoop uitgebreid naar online. Elyse: “We startten met meerdere websites, maar omdat het assortiment bleef groeien, werd het beheer onoverzichtelijk en veel. Daarom hebben we het teruggebracht naar twee websites: vandentop.nl en tuinafscheiding.nl.” Ook de showtuin en het magazijn in Barneveld zijn in de loop der jaren flink uitgebreid tot een oppervlakte van 19.000 vierkante meter. Daarnaast heeft Vandentop onlangs meerdere bedrijven overgenomen. In 2022 was dat Van der Sijde Hout in Strijen, met een opslag van 21.000 vierkante meter, en afgelopen jaar werd Bakker de Houthandel uit Hoogkarspel overgenomen. “We hebben nu drie showtuinen die klanten kunnen bezoeken. Daarnaast hebben we nog een aantal afhaallocaties, in Grijpskerke (ZLD) en in Oss (NB).

Elyse werkt nu bijna vijf jaar voor Vandentop Tuinhout, maar de koppeling is al langer door het bedrijf in gebruik. “Toen ik hier kwam werken, was de koppeling al een vast gegeven. We hebben Exact Globe destijds gekozen voor de financiële afwikkeling en het voorraadbeheer, want dat is voor ons erg belangrijk. Daarnaast hebben we Magento als webshopplatform en op basis daarvan zijn we toen op zoek gegaan naar een geschikte koppeling. xCore (toentertijd LINQ5) was toen vrijwel de enige partij die de Magento & Exact Globe koppeling als standaard pakket aanbood.”

Vier jaar geleden nam Vandentop Tuinhout hun websites op de schop; de websites werden aangepast en opnieuw ingericht. Daarbij kwamen ook de nodige aanpassingen in de Magento-koppeling kijken. “Vanuit onze organisatie was er niemand die precies wist wat de koppeling deed. Ik dacht: als we er nu mee aan de slag gaan, dan moet het goed werken. Daarom heb ik me erin verdiept, zodat ik snap hoe de koppeling in elkaar steekt en ik daarnaast de koppeling verder kan optimaliseren met de kennis die ik heb van de overige bedrijfsprocessen.”

Tijdens de coronaperiode had Elyse contact met xCore voor de nodige aanpassingen in de koppeling. Ze merkte dat het contact een beetje stroef verliep; zaken werden niet of langzaam opgepakt. “Na goed contact met René Hulshof is de samenwerking nog eens onder de loep genomen. Vanaf dat moment werden de werkzaamheden goed en snel opgepakt. Ik heb het gevoel dat er een team op ons account zit met mensen die precies weten wat er in onze koppeling gebeurt.”

Elyse is blij met hoe de samenwerking verloopt. Voor zowel Vandentop als xCore is het duidelijk bij welke personen ze terecht kunnen, mocht er iets met de koppeling zijn. “Ik weet dat ik voor de kleine aanpassingen een ticket kan inschieten bij de servicedesk. Voor de grote projecten is René Hulshof mijn contactpersoon. Dat werkt fijn. En niet alleen ik houd de koppeling in de gaten, maar als er vanuit xCore een foutmelding ontdekt wordt, nemen jullie contact met mij op. Zo kreeg ik onlangs proactief een melding van Benno, jullie softwareontwikkelaar, dat er bepaalde informatie niet terugkomt vanuit Magento. Dit kan ik dan meteen doorgeven aan onze Magento-partij, zodat zij dit kunnen oplossen. Dit werkt voor mij erg prettig.”

Op de vraag wat de Magento-koppeling Vandentop oplevert antwoordt Elyse kort, maar krachtig: “Gemak!” Daarbij geeft ze als toelichting: “Alle orders die via de websites geplaatst worden, worden automatisch van Magento doorgezet naar Exact inclusief alle debiteur- en artikelgegevens. Je kunt je voorstellen dat dit een flinke tijds- en kostenbesparing oplevert. Daarnaast is Exact Globe onze basis. Hierin maken we nieuwe artikelen aan en die worden via de koppeling naar Magento overgezet, inclusief alle attributen, die bij ons tevens de filteropties vormen. En dat geldt ook voor de voorraad. Als we in Exact Globe aangeven dat een product niet op voorraad is, dan komt dat ook op de website te staan. Dit zijn allemaal handelingen en productupdates die bij ons nu automatisch gaan en veel tijdswinst opleveren. Als je daar een medewerker voor aan zou nemen, ben je veel tijd kwijt en het is ook nog eens foutgevoelig. En dit geldt ook voor de Aflettermodule voor Mollie. De module zorgt ervoor dat betalingen in Exact Globe automatisch afgeboekt worden en ook dat verloopt goed.”

Vandentop Tuinhout werkt ook veel met professionals en daarvoor werkt de Magento-koppeling ook goed. “Zakelijke klanten kunnen bij ons op de website inloggen. We werken met een aantal prijslijsten in Exact die gesynchroniseerd worden op de websites. Vanuit Exact maken we een klant als zakelijke klant aan en dan ontvangen zij een link om een wachtwoord aan te maken. Hiermee kunnen ze inloggen en ons assortiment met bijbehorende inkoopprijzen inzien. De korting is dan ook verwerkt.”

Vandentop Tuinhout heeft flinke groeiambities. Vorig jaar is Van der Sijde Hout overgenomen en dit jaar Bakker de Houthandel. Daarmee heeft het bedrijf al flink uitgebreid. Het geeft klanten niet alleen de mogelijkheid om producten online te bestellen, maar producten zijn ook landelijk steeds beter beschikbaar. Bovenal wil Vandentop Tuinhout goede service blijven bieden en kwalitatief goede producten leveren. “En niet geheel onbelangrijk; gecertificeerd hout leveren,” aldus Elyse.