Als ondernemer zoek je steeds naar verbeteringen en optimalisaties. Eén van de pijlers daarbij is de productinformatie. Deze moet zo compleet en uniek mogelijk zijn. Vaak is deze informatie op meerdere plekken en op verschillende manieren binnen een organisatie vastgelegd. Ook is deze informatie niet altijd even consistent. Komt je dat bekend voor? Steeds meer bedrijven maken daarom gebruik van een PIM ofwel een Product Informatie Management. Eén systeem voor al jouw productinformatie. Klinkt goed toch? Maar wat is een PIM, wat zijn de voordelen als mijn productinformatie ook al in Exact staat en wat als ik wil koppelen met Exact? Vragen die wij gaan beantwoorden.

Wat is een PIM?

De consument of zakelijk afnemer vraagt steeds meer om productinformatie voordat hij tot aankoop overgaat. Daarnaast wil je voorkomen dat ze producten terugsturen omdat ze uiteindelijk niet voldoen. Je wilt de klant de juiste beleving geven en dat doe je niet alleen met een korte productomschrijving. Naast uitgebreide specificaties en omschrijvingen willen je afnemers ook afbeeldingen, video’s, gecombineerde of alternatieve producten zien. Met een Product Informatie Management, oftewel PIM, kun je dit allemaal regelen. Hiermee beheer je alle productdata eenvoudig vanaf één platform, met als belangrijkste doel ervoor te zorgen dat alle productinformatie op al je verkoopkanalen is afgestemd op de gebruiker. Of je nu gaat over je webshop, kassa’s, advertising, print of marktplaatsen. Overal en altijd dezelfde informatie. Een PIM-systeem bespaart je uren verrijkingswerk en minimaliseert de kans op fouten. Dit maakt een PIM voor veel bedrijven een populaire en opkomende investering voor de toekomst.

Voor wie is een PIM dan interessant? Wij zien dat een PIM veel wordt gebruikt in organisaties die een groot en/of snel wisselend productassortiment hebben. Maar ook bij organisaties die producten verkopen over meerdere kanalen waarbij veel productinformatie gewenst is, die seizoensgebonden producten verkopen of vaak tijdelijke aanbiedingen hebben. Zijn er meerdere mensen betrokken bij de productverrijking en je wilt dit zo efficiënt mogelijk doen? Ook dan is een PIM het overwegen waard.

Hoe zit dat dan met de artikelinformatie binnen Exact?

Exact is gericht op het administratieve en logistieke gedeelte van de verkoop. Het gaat hierbij om transactionele data en (direct) financieel inzicht, zaken als productprijs, marge en prijsafspraken, maar ook je cashflow, je voorraadwaardes en je uiteindelijke resultaat. Een PIM is gericht op de marketing en je klanten, waarbij het volledig draait om het daadwerkelijk verkopen van een product. Met andere woorden; hoe ga jij de potentiële klant verleiden om bij jou te kopen.

Als je kijkt naar de productinformatie komt bovenstaand verschil heel mooi naar voren. Binnen Exact is er een beperkt aantal velden om deze informatie vast te leggen. Zo heb je in Exact Globe standaard ‘slechts’ dertig vrije velden waar je extra informatie kwijt kunt. Als het gaat om afbeeldingen is het helaas nog beperkter. Hier kun je maar één afbeelding met een resolutie van maximaal 300 dpi vastleggen. Binnen je PIM zijn deze mogelijkheden vrijwel onbeperkt, waarbij PIM het grote voordeel heeft dat het veel eenvoudiger en flexibeler in gebruik is en je eenvoudig extra verkoopkanalen, zoals een webshop kunt aansluiten. Je moet dus goed kijken op welke plek je informatie gaat vastleggen en hoe je deze gaat managen.

Integratie van de systemen

Je hebt gekozen voor een PIM. Hoe kun je dan dubbele invoer voorkomen? De oplossing daarvoor is om deze met Exact te gaan koppelen. De PIM wordt daarbij de bron van je productinformatie. Er zijn twee manieren om de koppeling met Exact te leggen.  

De eerste optie is dat Exact leidend is. De standaard werkwijze bij veel bedrijven is dat de artikelen In Exact worden aangemaakt en vervolgens worden doorgezet naar de PIM. Binnen de PIM ga je de informatie naar behoefte verrijken, herschikken en combineren om dit vervolgens te synchroniseren naar jouw verkoopkanalen.

Optie twee is om het PIM volledig leidend te maken en dus hier al je producten vast te leggen. Vervolgens wordt de juiste informatie naar je verkoopkanalen én Exact gesynchroniseerd. Groot voordeel van deze werkwijze is dat je geen inhoudelijke kennis van Exact en bijvoorbeeld je webshop nodig hebt én het bespaart je tijd omdat je vanuit één systeem je artikelen kunt beheren.

Akeneo & Exact koppeling

Er zijn meerdere aanbieders van PIM-oplossingen. Veel gehoorde namen in de Nederlandse markt zijn bijvoorbeeld Pimcore, inRiver en Akeneo. Wij hebben inmiddels de nodige ervaring opgedaan met Akeneo. Akeneo is met 50.000 klanten in 165 landen één van de marktleiders op dit gebied. Het bedrijf heeft een enorme community en richt zich op B2B- & B2C-bedrijven die opzoek zijn naar de volgende stap.

In samenwerking met onze Akeneo-partner Experius hebben we eind vorig jaar de Akeneo & Exact Globe koppeling ontwikkeld en inmiddels meerdere keren geïmplementeerd. In deze koppeling worden artikelen worden vanuit Akeneo Product Information Management naar Exact gesynchroniseerd. Werk je met Exact Globe dan kan het ook andersom van Exact naar Akeneo. Akeneo biedt zeer veel mogelijkheden om productinformatie aan te vullen, te bewerken en te categoriseren. Daarnaast is het zeer flexibel in gebruik. Daarom maken we naast de synchronisatie van diverse standaard velden gebruik, zogenaamde ‘mapping’-tabellen, waardoor je eenvoudig en zoals jij dat wilt velden vanuit beide systemen aan elkaar kunt koppelen.

Deze koppeling is nu via ons Exact App Center beschikbaar. De koppeling is geschikt voor Exact Globe en vanaf juni voor Exact Online. Wil je meer weten kijk dan op onze site of vraag een demo aan.